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Das Jahresgespräch: Tipps zur Vorbereitung, Zielvereinbarung, Umgang mit Kritik & Co

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Kaum ein Termin verursacht bei Angestellten so große Magenschmerzen wie das Jahresgespräch mit dem Chef. Der Termin steht häufig am Jahresende oder zu Beginn des neuen Jahres im Kalender und beinhaltet Ihre Erfolge und Pleiten des vergangenen Jahres, Zielvereinbarungen für das neue Jahr und Ihre Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Gute Arbeitgeber geben außerdem nicht nur Feedback zu Ihrer Leistung, sondern erbitten auch ehrliches Feedback von ihren Angestellten. Was sie auf jeden Fall in einem Jahresgespräch vermeiden sollten, ist die Gehaltsfrage. Diese ist in einem separaten Termin besser aufgehoben.

In unserem Beitrag erhalten Sie Tipps zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch, hilfreiche Strategien für die Gesprächsführung und Hinweise zu Zielvereinbarungen. Außerdem erfahren Sie, warum das Mitarbeitergespräch nicht der richtige Zeitpunkt ist, um über Ihr Gehalt zu verhandeln.

1. Angst vor dem Jahresgespräch – berechtigt oder unbegründet?

Freude löst das Jahresgespräch in den seltensten Fällen bei Angestellten aus. Viele sehen ihm sogar ängstlich entgegen. Denn oft wissen Mitarbeiter nicht, was sie erwartet oder welchen Zweck das Feedbackgespräch tatsächlich hat. Sie befürchten, einen kalten Guss negativer Kritik zu erhalten und mit Erwartungen konfrontiert zu werden, die sie nicht erfüllen können.

Halbherzig geführte Jahresgespräche liefern kein Ergebnis. Stattdessen reden Chef und Mitarbeiter eine Weile miteinander (oder aneinander vorbei) und unterm Strich kommt eigentlich nichts Konkretes heraus. Ein solches Mitarbeitergespräch verfehlt zugegeben sein Ziel und frustriert Mitarbeiter und Chef gleichermaßen.
Hat der Chef sich schlecht vorbereitet, können Sie mit ein wenig Fingerspitzengefühl dafür sorgen, dass die Hauptpunkte abgehandelt werden, die für Ihr berufliches Fortkommen richtungsgebend sind:

  • Ist Ihr Chef mit Ihrer Arbeit zufrieden? Gibt es etwas zu verbessern und wenn ja, was?
  • Können Sie Ihre selbst gesteckten Karriereziele in der Firma erreichen?
  • Gibt es schwelende Konflikte? Dann klären Sie diese.

Wird das Jahresgespräch richtig geführt, liefert es hingegen eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Ein konstruktives Gespräch fördert das Arbeits- und Betriebsklima.
  • Arbeitnehmer und Arbeitgeber tauschen sich über Erwartungen und Wünsche aus und gleichen diese miteinander ab.
  • Die Vertrauensbasis wächst, die Motivation der Mitarbeiter steigt.
  • Die Firma profitiert von der zuverlässigen Leistung und Effizienz.
  • Passen die Arbeitsbedingungen für beide Seiten, entwickelt der Mitarbeiter große Loyalität, identifiziert sich mit dem Unternehmen/den Unternehmenszielen und unterstützt den Arbeitgeber mit seiner Arbeitskraft so gut er kann.
  • Im Gegenzug dazu sorgt der Arbeitgeber für optimale Arbeitsbedingungen. Was braucht der Arbeitnehmer, um möglichst effizient zu arbeiten? Ein guter Chef kümmert sich darum, dass die individuellen Rahmenbedingungen für seine Mitarbeiter passen.

Auf diese Weise entsteht ein Arbeitsverhältnis, das wechselseitig von Nutzen ist.

2. Inhalt des jährlichen Feedbackgesprächs

Ein Jahresgespräch dauert in der Regel 1 bis 2 Stunden. Üblicherweise sind folgende Punkte Gegenstand des Gesprächs:

  • Der Chef gibt ein Feedback zu Ihren Leistungen des letzten Jahres.
  • Zudem werden Arbeitsergebnisse auf den Prüfstand gestellt und bewertet.
  • Auch ihr Verhalten im vergangenen Jahr wird Thema sein.
  • Gab es in den letzten 12 Monaten Konflikte und Probleme, die bis in die Gegenwart andauern? Spätestens jetzt ist Zeit zur Analyse und zur Abstimmung möglicher Lösungsansätze.
  • Welche Entwicklungsmöglichkeiten bieten sich im Unternehmen für Sie? Was haben Sie vor, was möchten Sie auf keinen Fall machen – und warum? Optionen und Grenzen werden im Mitarbeiterjahresgespräch aufgezeigt.
  • Neue Leistungsziele sind zu vereinbaren.
  • Der Chef geht auf die Ziele des Unternehmens / der Abteilung im nächsten Jahr ein.

Versäumt Ihr Chef es, Sie über die übergeordneten Unternehmensziele zu informieren, fragen Sie ruhig danach. Denn nur, wenn Sie wissen, in welche Richtung das Unternehmen strategisch steuert, können aktiv mitarbeiten, die Ziele zu erreichen – oder für sich die Konsequenzen ziehen und sich neuorientieren.

Beispiel: Ihr Chef sagt Ihnen im Jahresgespräch, dass er sich bedauerlicherweise von einigen ökologischen und sozialen Unternehmenszielen trennen muss, um das Überleben der Firma sicherzustellen. Wollen Sie für ein solches Unternehmen langfristig arbeiten? Oder ist das ein Zeichen für Sie, sich vorsichtshalber nach Alternativen umzusehen?

3. So läuft das Jahresgespräch ab

Der Ablauf eines Jahresgesprächs erfolgt in der Regel in 3 Schritten. Im 1. Schritt geht es um ein Feedback zur Vergangenheit:

  • Welche Aufgaben haben Sie in der Vergangenheit bewältigt?
  • Wie haben Sie diese Aufgaben bewältigt?
  • Haben Sie die Ziele erreicht, die Sie im letzten Jahresgespräch vereinbart haben?
  • Musste nachgebessert werden? Warum?

Ihr Chef wird im Zuge der Leistungsprüfung checken, wie Sie die Ziele erreicht haben. Haben Sie wirklich Ihr Bestes gegeben, war das Leistungsniveau konstant, haben sie selbstständig gearbeitet und die Regeln eingehalten? Musste Ihr Chef oder der zuständige Abteilungsleiter Sie regelmäßig kontrollieren und verbessern? Auch ein Blick darauf, ob Sie mit den zugeteilten Ressourcen zurechtgekommen sind und wie Sie mit den Kollegen zusammengearbeitet haben, wird im Fokus stehen.

Sie sollten auf Kritik vorbereitet sein und erklären können, warum es z. B. Abweichungen gab, was Sie getan haben, um gegenzusteuern und welche Gründe es für Zielverfehlungen gab. Grundsätzlich sollten Sie versuchen, Kritik nicht persönlich zu nehmen. Denn die meisten Chefs sind nicht daran interessiert, ihre Mitarbeiter runterzuputzen, sondern daran, dass sie sich weiter entwicklen.

Im 2. Schritt werden neue Ziele vereinbart. Diese werden mit Blick auf die (neuen) Unternehmensziele formuliert. Sie müssen

  • messbar
  • konkret und
  • realistisch formuliert werden.

Der Chef gibt zwar in der Regel die Ziele vor, doch oftmals werden auch die Mitarbeiter gebeten, eigene Ziele vorzuschlagen. Darauf sollten Sie vorbereitet sein und sich aktiv einbringen. Und beziehen Sie unbedingt Stellung, falls Sie beispielsweise mit einem Ziel nicht zurechtkommen.

Beispiel: Der Chef will Ihnen die Offene-Posten-Verwaltung übertragen. Sie haben darin bislang noch keine Erfahrung gesammelt und wissen nicht, wie Sie mit säumigen Zahlern umgehen. Kommunizieren Sie das! Dabei haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Sie können entweder um Unterstützung in Form einer Schulung oder Weiterbildung bitten, die Sie auf die neue Aufgabe vorbereitet. Oder Sie können das Ziel generell ablehnen und darum ersuchen, dass Ihr Chef eine Alternative findet.

Lehnen Sie eine Zielvorgabe ab, brauchen Sie sehr gute Gründe. Andernfalls macht Ihre Weigerung einen schlechten Eindruck und könnte spürbar negative Konsequenzen nach sich ziehen, die bis zur Kündigung aufgrund von Arbeitsverweigerung führen können.

Kurzum: Stellen Sie sicher, dass Sie zu jedem Ziel die Information haben, WAS, WIE und bis WANN zu erreichen ist. Dabei sollte festgehalten werden, mit welchen Hilfsmittelen die Zielerreichung unterstützt wird. In der Regel werden Zielvereinbarungen schriftlich festgehalten und müssen manchmal sogar vom Arbeitnehmer unterschrieben werden.

Im 3. Schritt werden Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten konkretisiert. Nachdem die harten Ziele vereinbart und schriftlich fixiert wurden, geht es im nächsten Schritt an die Entwicklungsperspektiven. An dieser Stelle sind Ihre persönlichen Wünsche im Hinblick auf Ihre berufliche Karriere sinnvoll platziert. Benötigen Sie eine Weiterbildung, um das nächste Karrierelevel zu erreichen? Wünschen Sie sich eine gezielte Förderung durch Ihren Arbeitgeber? In dieser Phase des Mitarbeitergesprächs sind all diese Dinge am richtigen Platz.

4. Die Vorbereitung auf das Jahresgespräch

Da Sie nun wissen, in welchen drei Phasen ein Jahresgespräch abläuft, können Sie sich gezielt vorbereiten. In großen Firmen gibt es Leitfäden zum Ablauf eines Jahresgesprächs. Doch auch so manche kleine Firma verfügt darüber. Beschaffen sie sich gegebenenfalls den Leitfaden. Dieser kann im Verlaufe des Gesprächs übrigens dabei helfen, den Chef zurück auf den vorgezeichneten Weg zu bringen, falls dieser in Gefilde abschweift, die in einem Mitarbeitergespräch nichts zu suchen haben.

Aufzeichnungen des Vorjahres hinzuziehen

Die Vorbereitung auf das anstehende Gespräch sollten Sie auf der Grundlage der Zielvereinbarungen und des Protokolls des letzten Jahresgesprächs vornehmen. Gehen Sie mit sich selbst ins Gericht und bemühen sie sich, möglichst objektiv zu bleiben.

  • Haben sie Ziele verfehlt?
  • Mussten Chef oder Vorgesetzter kontrollierend oder regulierend eingreifen?
  • Gab es Konflikte in der Vergangenheit, die bis in die Gegenwart abstrahlen?

Ganz wichtig ist aber auch, positive Punkte aufzulisten, denn Sie wollen ja schließlich für sich argumentieren:

  • Was ist gut gelungen? Welche Erfolge der Abteilung können Sie sich auf die Fahne schreiben?
  • Was ist besser als vereinbart gelaufen? Haben Sie vereinbarte Ziele übertroffen?

Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Wenn Sie Ihre Ziele bei weitem übertreffen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie im nächsten Jahr weitaus mehr Leistung bringen müssen, wenn der Chef den Eindruck hat, dass bei Ihnen noch Luft nach oben ist.

Setzen Sie sich möglichst kritisch mit all diesen Fragen auseinander und begründen bzw. erklären Sie Ihre Erfolge und Misserfolge.

5. Was tun bei Kritik?

Müssen Sie mit berechtigter Kritik rechnen, sollten Sie Ihrem Chef den Wind aus den Segeln nehmen, um das Gespräch in eine konstruktive Richtung zu lenken. Das gelingt Ihnen, indem Sie Fehler eingestehen und konkrete Verbesserungsvorschläge machen. Denn eines ist erwiesen: Wer proaktiv auftritt, sich also mit seinen Schwächen und Kritikpunkten auseinandersetzt und eigens Verbesserungsvorschläge liefert, der zeigt Engagement und signalisiert, wie wichtig ihm der Job ist. Dass Sie einen Fehler gemacht haben, ist nicht schlimm, wichtig ist, wie Sie damit umgehen!

Konkrete Verbesserungsvorschläge für die Zukunft lassen die Fehler der Vergangenheit verblassen und Sie in einem besseren Licht dastehen. Fokussieren Sie sich bei erwarteter und unerwarteter Kritik immer auf die Sache. Gelingt es Ihnen gedanklich, Ihre Person von der kritisierten Handlung zu trennen, schmerzt die Kritik nicht so sehr und es wird erheblich leichter, Lösungsansätze im Sinne des Projektes bzw. der Firma zu finden.

6. Kritik am Chef üben

Wie eingangs erwähnt, bitten gute Chefs auch ihre Angestellten um Feedback. Kritik gegenüber einem Vorgesetzten zu formulieren ist nicht ganz einfach, doch es ist möglich. Der Tipp für erfolgreiche Kritik lautet, sachlich zu bleiben. Halten Sie sich vor Augen, dass es niemals um die Person gehen darf, sondern immer um eine Aufgabe, um ein Ziel, einen Prozess – eben um eine Sache. Werden Sie aufgefordert, selbst Feedback zu geben, geht es darum, wie Sie sich im Unternehmen, in Ihrem Team, aber auch mit Ihren Aufgaben und natürlich auch in der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef fühlen. Das Jahresgespräch ist der richtige Rahmen, um konstruktive Kritik am Chef zu üben.

Wichtig dabei ist, dass Sie zuerst etwas Positives äußern. Negatives Feedback fällt auf einen anderen Boden, wenn Sie nicht sofort mit der Tür ins Haus fallen, sondern erst einmal sagen, was Sie an Ihrem Chef schätzen.

Danach können Sie Ihre Kritikpunkte vorbringen. Achten Sie darauf, Ihren Chef nicht persönlich anzugreifen, sondern richten Sie Ihre Kritik auf die Sache. Was wünschen Sie sich? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial in der Kommunikation, Zusammenarbeit etc.?

Beispiel: „Chef, Sie haben mir die Verantwortung für den Firmenblog übertragen. Wir haben vereinbart, dass ich einmal pro Woche einen relevanten Beitrag online stellen soll. Dazu haben wir alle Themen quartalsweise abgestimmt. Meine Aufgabe ist es, einen Text schreiben zu lassen, der den firmeninternen Vorgaben in Sachen Inhalt, Sprachstil und SEO entspricht. Sie haben bislang jede Woche kontrolliert, ob ich die Aufgabe erledigt habe. Das gibt mir das Gefühl, dass Sie mir nicht vertrauen, dass ich die Aufgabe nicht gut erledige und das verunsichert und frustriert mich. Sie können sich darauf verlassen, dass ich die Beiträge wie vereinbart behandle. Können wir uns darauf einigen, dass ich mich bei Abweichungen von den Vorgaben oder bei sonstigen Problemen bei Ihnen melde?“

Das Beispiel zeigt, wie Sie geschickt die nervigen Kontrollhandlungen Ihres Chefs ausbremsen, ohne ihn vor den Kopf zu stoßen. Im Beispiel wird der Schwerpunkt auf die Sache (=Erfüllung der vereinbarten Ziele) gelegt, nicht auf das persönliche Defizit (=Kontrollzwang des Chefs).

Achten Sie auch darauf, nicht zu viele Kritikpunkte auf einmal zu äußern. Jeder Mensch hat Schwächen. Konzentrieren Sie sich, auf die für Sie wichtigsten Punkte und sehen Sie auch mal über Kleinigkeiten hinweg. Sie würden sich doch auch freuen, wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen nicht jede Belanglosigkeit sofort ankreidet.

7. Gehaltserhöhung im Mitarbeitergespräch: Wenn nicht jetzt, wann dann?

Das Jahresgespräch für Mitarbeiter ist in erster Linie ein persönliches Gespräch, in dem es um vergangene Leistungen, den Status quo und die zukünftigen Aussichten in Sachen Jobprofil, Aufgaben, Verantwortlichkeiten geht. Natürlich hat das Gehalt etwas mit der Arbeitsleistung zu tun, doch eine Gehaltsverhandlung sollte in einem Extratermin geführt werden. Die Gründe sind:

  • Im Jahresgespräch werden in der Regel neue Anforderungen an Sie gestellt, deren Tragweite Sie in der Kürze der Zeit nicht überblicken können. Lassen Sie sich jetzt auf ein Gehaltsgespräch ein, verkaufen sie sich mit ziemlicher Sicherheit unter Wert.
  • Falls der Chef überwiegend Kritik an Ihnen übt, sind Sie ebenfalls nicht in einer guten Verhandlungsposition.

Die bessere Lösung ist es, Gehaltsverhandlungen nach dem Jahresgespräch zu führen, um in Ruhe die vereinbarten Inhalte zu überdenken und sie adäquat berücksichtigen zu können. Sie wollen mehr zum Thema Gehaltsverhandlung wissen? Dann lesen Sie auch unseren Beitrag zu den schlimmsten Fehlern bei der Gehaltsverhandlung.

Tipp: Lassen Sie Ihren Chef nach der Phase der Zielvereinbarung wissen, dass Sie über eine Gehaltsanpassung nachdenken wollen, die den gestiegenen Anforderungen gerecht wird. Vereinbaren Sie am Ende des Gesprächs einen gesonderten Termin zur Gehaltsverhandlung. Diese sollte innerhalb der nächsten vier Wochen stattfinden. Damit verschaffen Sie sich Zeit, um sich in die neuen Aufgaben einzuarbeiten und sich ggf. mit Kollegen über die Schwierigkeiten der neuen Anforderungen auseinanderzusetzen. Anhand der neu gewonnenen Erkenntnisse und Informationen können Sie sich gezielt auf das Gehaltsgespräch vorbereiten und auf Augenhöhe verhandeln.

8. Ihr Jahresgespräch war ein Erfolg, wenn…

  • Sie die Vergangenheit hinlänglich und konstruktiv besprochen haben,
  • Ihnen die Unternehmensziele für die Zukunft unmissverständlich klar sind,
  • Sie neue Ziele vereinbart haben,
  • Ihre beruflichen Ambitionen und Karrierevorstellung Gehör gefunden haben,
  • Ihnen eine erforderliche Fort- oder Weiterbildung zugesagt wurde und
  • die Gehaltsfrage mit Bezug auf die neuen Ziele angeschnitten und ein gesonderter Termin vereinbart wurde.

9. Fazit

Begreifen Sie das Jahresgespräch als Dialog. Bereiten Sie sich gut darauf vor und unterbreiten Sie eigene Vorschläge für Ihre Weiterentwicklung und künftigen Ziele. Nutzen Sie den vertraulichen Rahmen dazu, sich als wertvoller Mitarbeiter zu präsentieren, der kritik- und lernfähig ist und sich auch in Zukunft im Sinne der Firma engagieren möchte. Kommunizieren Sie aber auch offen, was Sie sich von Ihrem Arbeitgeber wünschen.

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