Karrierekompass

Personalakte: Was steht drin und wer darf sie einsehen?

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Die Personalakte – über fast jeden Arbeitnehmer wird eine geführt, aber die wenigsten wissen, was in ihrer eigenen Personalakte steht. Dabei kann es durchaus von Vorteil sein, wenn man weiß, welche Informationen der Arbeitgeber über einen selbst in der Personalakte festgehalten hat – und welche Informationen überhaupt festgehalten werden dürfen. Wir schaffen Transparenz und geben Antworten auf die wichtigsten Fragen, zum Beispiel ob man als Arbeitnehmer überhaupt das Recht hat, die eigene Personalakte einzusehen und was mit der Personalakte im Kündigungsfall passiert.

1. Die Personalakte – was ist das?

Grob gesagt hält der Arbeitgeber in der Personalakte alle Informationen über den Arbeitnehmer fest, die in einem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Die Informationen in der Personalakte sollen dabei Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und über die Ausübung der beruflichen Tätigkeit geben. Dabei hat der Vorgesetzte einen relativ großen Ermessensspielraum, was er in der Personalakte sammeln darf. So können auch private Angelegenheiten oder Aktivitäten (z.B. eine Kopie des Führerscheins, Schwerbehindertenausweises) in der Akte festgehalten werden, sofern sie in einem Bezug zu der beruflichen Tätigkeit stehen.

Was genau in der Personalakte stehen darf, ist im Arbeitsrecht geregelt. Umfang und Ausgestaltung bleiben jedoch dem Arbeitgeber vorbehalten. Es gibt weder Vorschriften zur Form der Personalakte (elektronisch, in Papierform, als Akte…) noch zum Ort, an dem die Personalakte lagern soll. Darüber hinaus ist es dem Arbeitgeber freigestellt, überhaupt eine Personalakte zu führen, eine Pflicht dazu besteht nämlich nicht.

2. Personalakten-Inhalt: Das gehört in die Personalakte

Da der Gesetzgeber keine konkreten Vorgaben für die Ausgestaltung einer Personalakte macht, ist der Inhalt der Personalakte nicht klar definiert. Denn grundsätzlich darf alles in der Personalakte gesammelt werden, was einen unmittelbaren Bezug zum Arbeitsverhältnis hat. Unstrittig gehören zum Inhalt der Personalakte Inhalt folgende Dinge:

  • Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers
  • Unterlagen, die in einem Zusammenhang mit der Bewerbung des Arbeitnehmers stehen, also beispielsweise der Personalfragebogen, Ergebnisse eines Einstellungstests, bei Berufen, die dies erfordern, auch ärztliche Atteste
  • Arbeitsvertrag inklusive möglicher Nebenabreden und Änderungen des ursprünglichen Vertrags
  • Arbeitszeugnisse und andere Beurteilungen des Arbeitnehmers (Führungs- und Leistungsbeurteilungen)
  • Zeugnisse über Qualifizierungen oder Weiterbildungen
  • Bei Arbeitsunfällen: Berichte über den Hergang
  • Polizeiliches Führungszeugnis (soweit für die Position relevant, z. B. in Anwaltskanzleien)
  • Lohn- oder Gehaltsänderungen
  • Bescheinigungen über Pfändungen des Lohns oder Gehalts
  • Sozialversicherungsausweis
  • Bescheinigung über Mitgliedschaft in einer Krankenkasse
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Krankenbescheinigungen
  • Urlaubsanträge und dazugehörige Bewilligungen oder Ablehnungen
  • Abmahnungen
  • Möglicher Schriftverkehr zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber
  • Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag

Außerdem gut zu wissen: Sollte der Arbeitgeber mehr als eine Personalakte über einen Arbeitnehmer führen, muss er ihm dies mitteilen. Personalakten ohne die Kenntnis des betroffenen Arbeitnehmers sind gesetzlich verboten.

3. Das gehört nicht in die Personalakte

Obwohl es keine konkreten Vorgaben darüber gibt, wie der Arbeitgeber den Personalakten Inhalt gestaltet, gibt es einige Dinge, die mit Sicherheit nicht in der Personalakte stehen dürfen. Dazu zählen rein private Angelegenheiten ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis. Davon abgesehen gibt es auch Dinge, die zwar in einem Zusammenhang mit der Ausübung des Berufs stehen, aber trotzdem nicht in die Personalakte gehören:

  • Konkrete Angaben zu Krankheitstagen und Krankheitsgründen:
    Der Arbeitgeber darf nicht vermerken, wann und aus welchem Grund sich der Arbeitnehmer krank gemeldet hat. Außerdem darf er keine Liste über die Anzahl der Krankentage führen. Eine Ausnahme bilden hier auffällige Krankmeldungen: Meldet sich ein Arbeitnehmer immer an einem bestimmten Tag der Woche krank, oder wird während seiner offiziellen Krankschreibung bei privaten Aktivitäten gesehen, darf dies der Arbeitgeber oder die Personalabteilung in der Personalakte festhalten.
  • Unterlagen des Betriebsarztes, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen
  • Bei einem laufenden Rechtsstreit mit dem Arbeitgeber: Akten des Anwalts des Arbeitnehmers
  • Informationen darüber, ob der Arbeitnehmer für den Betriebsrat kandidiert oder kandidiert hat, oder ob er sich anderweitig im Betriebsrat engagiert
  • 4. Abmahnung in der Personalakte – das sollten Sie wissen

    Erhält ein Arbeitnehmer eine Abmahnung, kann das ein Grund für weitere Streitigkeiten sein. Arbeitnehmer sind daher gut beraten, wenn sie über eine Abmahnung in der Personalakte Bescheid wissen. Grundsätzlich soll eine Abmahnung dazu dienen, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass er sich nicht korrekt verhalten hat, oder dass seine Leistung nicht den Erwartungen entspricht. Wer eine Abmahnung erhält, wird damit darauf hingewiesen, dass im Wiederholungsfall mit einer Kündigung gerechnet werden muss. Dabei müssen bei einer Abmahnung in der Personalakte aber auch bestimmte Formalitäten eingehalten werden. Dazu zählen:

    • Konkrete Schilderung der Verhaltens- oder Leistungsmängel (Beispiel: „Am 29.03. 2017 sind Sie erneut 30 Minuten zu spät am Arbeitsplatz erschienen.“)
    • Anzeigen des Mangels (Beispiel: „Damit haben Sie gegen §8 des Arbeitsvertrages verstoßen.“)
    • Aufforderung, das Verhalten in Zukunft vertragsgemäß anzupassen (Beispiel: „Wir fordern Sie hiermit auf, in Zukunft ihre Arbeit vertragsgemäß auszuführen.“)
    • Hinweis auf Konsequenzen, sollte das Verhalten nicht geändert werden (Beispiel: „Sollten Sie in Zukunft weiterhin zu spät am Arbeitsplatz erscheinen, ist mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen, die zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können.“)

    Eine klare Regelung, ob eine Abmahnung wieder aus der Personalakte entfernt werden sollte, gibt es nicht. In der Regel ist aber dem Arbeitgeber an einem guten Verhältnis zu seinem Arbeitnehmer gelegen. Daher wird er normalerweise eine Abmahnung – natürlich nur, sofern es keine weiteren Vorfälle gab – nach einer gewissen Zeit wieder aus der Personalakte entfernen. Wie lange diese Zeitspanne sein soll, entscheidet der Arbeitgeber selbst und zwar von Einzelfall zu Einzelfall.

    5. Unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernen

    Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer immer das Recht darauf, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Das gilt beispielsweise dann, wenn gleich mehrere Fehlverhaltensweisen in einer Abmahnung abgemahnt werden, oder dann, wenn die Vorwürfe nur zum Teil der Realität entsprechen. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer darauf bestehen, dass die Abmahnung komplett (und nicht nur die unkorrekten Teile) aus der Personalakte entfernt wird.

    Bei einer nur teilweise korrekten Abmahnung hat der Arbeitgeber aber das Recht, eine erneute Abmahnung auszusprechen, die nur das zurecht gerügte Verhalten betrifft.

    6. Elektronische Personalakte: Datenschutz

    Arbeitgeber, die eine Personalakte in digitaler Form anlegen, müssen dabei bestimmte Vorschriften beachten, die sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben. Diese Vorschriften regeln den Inhalt der elektronischen Personalakte strenger, als den einer Personalakte in Papierform.

    Zu den wichtigen Begriffen bei einer elektronischen Personalakte gehört das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Gemeint ist damit, dass die Datenbeschaffung und die elektronische Verarbeitung nur dann erlaubt ist, wenn der in Rede stehende Mitarbeiter auch zustimmt. Aus dem eigentlichen Verbot der elektronischen Speicherung, das jedoch durch die erteilte Erlaubnis des Arbeitnehmers aufgehoben wird, ergibt sich, dass der Arbeitgeber die Erlaubnis des Arbeitnehmers nachweisen muss. Die meisten Arbeitgeber lassen sich daher schriftlich bestätigen, dass sie auf die Speicherung der Daten und die (mögliche) Weiterverarbeitung hingewiesen haben.

    Gerade bei einer elektronischen Personalakte muss der Arbeitgeber besondere Hinweise zum Datenschutz beachten. So muss bei mehr als 20 Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragter hinzugezogen werden, wenn die Personalakte digital geführt werden soll.

    7. Wer darf meine Personalakte einsehen?

    Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer ein Recht darauf, ihre eigene Personalakte einzusehen. Wenn gewünscht, kann dazu auch ein Vertreter des Betriebsrates hinzugezogen werden, sofern es einen im Unternehmen gibt. Wer einen Blick in seine Personalakte werfen möchte, kann das während der Arbeitszeit tun. Neben dem Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer und Mitgliedern des Betriebsrats dürfen auch Mitarbeiter der Personalabteilung die Personalakte einsehen. Diese dürfen den Personalakten Inhalt allerdings nur insofern einsehen, wie sie es zur Ausübung ihrer eigenen Tätigkeit müssen. Oberstes Gebot ist auch bei Mitarbeitern der Personalabteilung die Verschwiegenheit.

    Alle anderen Mitarbeiter oder gar Personen, die nicht der Firma angehören, haben kein Recht, die Personalakte eines anderen Mitarbeiters einzusehen.

    8. Was passiert mit der Personalakte nach der Kündigung?

    Wie bereits erwähnt, liegt es zum Teil im Ermessen des Arbeitgebers, wie umfangreich die Personalakte geführt wird. Im Kündigungsfall hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass ihm seine Arbeitspapiere ausgehändigt werden. Dazu gehören:

    • ein Arbeitszeugnis (einfach oder qualifiziert)
    • eine Arbeitsbescheinigung (zur Klärung des Anspruches auf Arbeitslosengeld)
    • eine Urlaubsbescheinigung (mit der Angabe über gewährten oder ausbezahlten Urlaub im Kalenderjahr)
    • Lohnsteuerkarte und Lohnsteuerbescheinigung
    • Sozialversicherungsausweis
    • Arbeitserlaubnis (sofern benötigt)

    Alle anderen Dokumente, die in der Personalakte vorhanden sind, muss der Arbeitgeber dem ehemaligen Arbeitnehmer nicht aushändigen.

    9. Besteht ein Recht auf Einsicht in die Personalakte nach Kündigung

    Ja, der Anspruch für den Arbeitnehmer auf Einsicht in seine Personalakte besteht auch nach einer Kündigung – und geht sogar noch weiter: Denn unrichtige Daten oder Vermerke muss der Arbeitgeber auch nach einer Kündigung noch beseitigen oder korrigieren.

    10. Darf der neue Arbeitgeber die Personalakte einsehen?

    Auch hier ein klares Nein! Jeder Arbeitgeber führt eine eigene Personalakte. Auch wenn Unternehmen ein Interesse daran haben, zu erfahren, ob neue Mitarbeiter beispielsweise schon einmal eine Abmahnung kassiert haben, darf die Personalakte vom ehemaligen Arbeitgeber nicht weitergegeben werden.

    11. Wie lange muss die Personalakte aufbewahrt werden?

    Einen konkreten Zeitraum, wie lange der Arbeitgeber die Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren muss, gibt es nicht. Allerdings hat der Arbeitnehmer bestimmte Ansprüche auf Auskunft, die den Zeitraum grob vorgeben:

    • Urlaubsanspruch: nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann der ehemalige Arbeitnehmer noch drei Jahre lang einen Schadensersatzanspruch geltend machen.
    • Personalakten, die in irgendeiner Weise steuerlich relevant werden könnten, sollte der Arbeitgeber mindestens sechs Jahre aufbewahren, beispielsweise alle Dokumente, die für die Gewinnermittlung des Unternehmens erforderlich sind.
    • Sogar 30 Jahre lang können Ansprüche von Seiten des Rentenversicherungsträgers geltend gemacht werden. Daher lautet die Empfehlung, dass Arbeitgeber, um sich vollständig abzusichern, die Personalakte 30 Jahre lang (und zwar bis zum Ablauf des Kalenderjahres) aufbewahren sollen.

    12. Kann ich darauf bestehen, dass meine Personalakte gelöscht wird?

    Wie wir bereits gesehen haben, muss der Arbeitgeber die Personalakte aufgrund bestimmter zu erwartender Ansprüche des Rentenversicherungsträgers oder der Steuerbehörde für eine gewisse Zeit aufbewahren. Daher hat der (ehemalige) Arbeitnehmer kein Recht darauf, dass seine Personalakte gelöscht wird. Lediglich unrichtige Informationen, wie beispielsweise eine nicht korrekte Abmahnung, müssen auf Verlangen des Arbeitnehmers aus der Akte entfernt werden.

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